Để làm tốt công tác tổ chức phục vụ và bảo đảm mọi điều kiện hoạt động của HĐND tỉnh, Thường trực HĐND, các ban HĐND, các tổ đại biểu HĐND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội (ĐBQH) và HĐND tỉnh đã tích cực ứng dụng CNTT vào tổ chức các kỳ họp HĐND. Thường trực HĐND tỉnh, các ban của HĐND tỉnh, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh thực hiện khai thác thông tin, soạn thảo, xử lý văn bản đến và đi qua hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh, hộp thư điện tử, phần mềm ứng dụng của đại biểu HĐND tỉnh... Những ứng dụng này cũng đã trở thành kho dữ liệu phục vụ cán bộ, công chức và đại biểu HĐND tỉnh tra cứu các thông tin cần thiết. Cơ bản quá trình soạn thảo, xử lý văn bản trước khi hoàn chỉnh để in ra trình lãnh đạo ký, phát hành đều thực hiện trên môi trường mạng. 

Các đại biểu HĐND tỉnh biểu quyết thông qua nghị quyết tại kỳ họp

Để đáp ứng nhu cầu cập nhật thông tin trong hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND tỉnh đã xây dựng Trang thông tin điện tử Văn phòng đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Thái Bình trên môi trường internet. Chức năng, nhiệm vụ chính của Trang thông tin là tuyên truyền, phổ biến các hoạt động của HĐND tỉnh, tuyên truyền chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Trang thông tin điện tử (TTĐT) là cầu nối cung cấp và trao đổi thông tin giữa HĐND tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đặc biệt là cử tri trong tỉnh. Đến nay, trang TTĐT đã khẳng định  vai trò, nhiệm vụ trong việc cung cấp tài liệu phục vụ kỳ họp, phiên họp, giám sát, khảo sát cho HĐND tỉnh. Trang thông tin đã liên kết với các cộng tác viên trên địa bàn tỉnh để giúp đại biểu có thêm nhiều nguồn thông tin phục vụ công tác nghiên cứu chuyên môn. Đồng thời, trang thông tin là giải pháp quan trọng để góp phần vào thành công trong tổ chức kỳ họp không giấy. Quan trọng hơn, trang TTĐT là nơi cử tri có cơ hội nắm bắt nhiều thông tin như nội dung các nghị quyết, diễn biến các phiên họp, kỳ họp, các báo cáo tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri, thông tin đơn thư khiếu nại, tố cáo, tiến độ thực hiện các công việc trên chuyên mục “Ý kiến cử tri, trả lời ý kiến cử tri”…

Nhiệm kỳ 2016-2021, Thường trực HĐND tỉnh Thái Bình đã tiến hành một số kỳ họp “không giấy tờ”. Để ứng dụng hình thức này, mỗi đại biểu HĐND tỉnh được trang cấp 1 máy tính xách tay ngay từ đầu nhiệm kỳ nhằm phục vụ cho việc truy cập các thông tin, tài liệu, văn bản trước, trong và sau kỳ họp. Đại biểu được cấp hòm thư điện tử cá nhân, đăng ký và truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo nhanh chóng và thuận tiện. Đối với Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, tổ chức kỳ họp không giấy đã giúp bộ phận phục vụ chủ động trong việc cung cấp thông tin cho đại biểu ngay khi có văn bản của các đơn vị chuyển đến. Các văn bản đều được chuyển bằng bản điện tử thay vì văn bản giấy, điều này làm giảm tải công việc in ấn, photo của bộ phận văn thư, tiết kiệm chi phí hành chính.

Khi triển khai mô hình không giấy tờ, tham dự kỳ họp, mỗi đại biểu chỉ cần sử dụng một máy tính bảng được cấp và cài đặt tài khoản riêng để truy cập vào tài liệu phục vụ kỳ họp. Ứng dụng có đầy đủ tài liệu, chương trình kỳ họp, dự thảo báo cáo, tờ trình, nghị quyết, ý kiến cử tri, danh sách đại biểu, các thông báo… mỗi mục tài liệu đều được sắp xếp một cách khoa học để người dùng tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các đại biểu cũng có thể tra cứu các thông tin khác để phục vụ cho quá trình phát biểu ý kiến, hoặc chất vấn của mình. Nhờ vậy, các kỳ họp đã giảm được một lượng lớn thời gian trình bày các báo cáo tại hội trường; sắp xếp hợp lý nội dung, chương trình của các phiên họp; dành nhiều thời gian cho hoạt động chất vấn và trả lời chất vấn, thảo luận tại hội trường, thảo luận tại tổ;…

Quá trình triển khai mô hình này cũng giúp văn phòng bố trí hợp lý và linh hoạt các cuộc họp, làm việc cả về nội dung, thời gian và địa điểm, bảo đảm xử lý công việc nhanh, tập trung được vào những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách. Từ đó, thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp, điều phối, bảo đảm thông tin, bảo đảm hậu cần, phục vụ kịp thời, có hiệu quả.

Trong thời gian họp diễn ra vẫn có thể cập nhật bổ sung các tài liệu liên quan kịp thời để các đại biểu dự họp có thể tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản bằng giấy.

Thường trực HĐND tỉnh xác định mục tiêu xây dựng hệ thống CNTT hiện đại, đáp ứng mục tiêu tin học hóa toàn diện phục vụ hoạt động của HĐND tỉnh; giảm thiểu việc in ấn hồ sơ, tài liệu, công văn giấy tờ trong các kỳ họp HĐND; xây dựng hệ thống phần mềm có khả năng tương tác cao từ việc điều hành của chủ tọa cuộc họp đến đại biểu HĐND. Tính năng chính của phần mềm cung cấp tài liệu kỳ họp, chương trình kỳ họp, thông tin tổng hợp ý kiến cử tri, các thông báo từ HĐND, các tính năng trợ giúp thông minh và phần mềm biểu quyết điện tử… Nhằm ứng dụng phần mềm vào kỳ họp HĐND tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh đã phối hợp đơn vị cung cấp phần mềm lắp đặt hạ tầng CNTT, cài đặt phần mềm cho các đại biểu và thư ký phục vụ kỳ họp

Việc áp dụng CNTT trong kỳ họp còn giúp đại biểu nắm được thông tin phản ánh của cử tri ngay tại kỳ họp, thông qua truy cập mạng Internet để kịp thời đưa những ý kiến của cử tri đến diễn đàn của HĐND tỉnh. Các đại biểu tiến hành thảo luận, đăng ký phát biểu tại kỳ họp hoàn toàn trên nền tảng kỹ thuật số; tạo chuyển biến tích cực trong công tác quản lý, điều hành nhằm hiện đại hóa, nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động, đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, thực hành tiết kiệm, từng bước đáp ứng yêu cầu đổi mới của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

Có được kết quả ấy, trước hết là nhờ vào sự chỉ đạo quyết liệt, cụ thể của các đồng chí Thường trực HĐND tỉnh. Sự nỗ lực, quyết tâm của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh. Đề có được sự đồng bộ giữa CNTT hiện đại với nguồn nhân lực của Văn phòng và trình độ của đại biểu HĐND tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh đã chủ động tham mưu với Thường trực HĐND tỉnh tổ chức nhiều đợt tập huấn, nhiều cuộc hội thảo để hướng dẫn, nâng cao trình độ CNTT của đại biểu HĐND tỉnh và cán bộ, công chức Văn phòng. Việc làm chủ CNTT đã làm thay đổi cơ bản công tác xử lý văn bản, các đại biểu HĐND tỉnh làm việc trong môi trường mạng, vừa nhanh, vừa tiện ích. Mặt khác, Văn phòng luôn luôn đổi mới các phần mềm phục vụ công việc, hướng tới sự tiện dụng và có thể thực hiện trên đa phương tiện thông tin. Việc ứng dụng CNTT trong xử lý công việc và điều hành công việc của văn phòng đến nay đã vận hành khá thuận tiện. Công tác xử lý văn bản trong môi trường mạng được thực hiện ở hầu hết ở các khâu tạo nên sự đồng bộ, sự phối hợp nhịp nhàng giữa văn phòng, đại biểu và các nhà mựng cung cấp các dịch vụ viễn thông dưới sự chỉ đạo sát sao của Thường trực HĐND tỉnh..

Để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả ứng dụng CNTT, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của HĐND, trong thời gian tới Thường trực HĐND tỉnh tập trung phối hợp tốt với VNPT Thái Bình hoàn thiện phần mềm ứng dụng cho đại biểu cập nhật tài liệu nghiên cứu và tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND tỉnh. Tiếp tục nâng cấp trang TTĐT phù hợp, đáp ứng yêu cầu phục vụ ngày càng tốt hơn các kỳ họp không giấy. Thường xuyên cập nhật đầy đủ và kịp thời hệ thống các văn bản, tài liệu trên trang TTĐT; tiếp tục thực hiện chuyên mục “Ý kiến cử tri, trả lời ý kiến cử tri” để ngày càng mở rộng kết nối hai chiều giữa cử tri với đại biểu...